Een moderne blik op information governance

Information governance is een opkomende discipline die informatiekwaliteit, -management en -beleid combineert. Organisaties komen er niet meer onderuit om na te denken over dit onderwerp.

 

Information governance wordt toegepast op de drie dimensies Organisatie, Locatie en Beheer. Organisatie gaat over het organiseren van informatie; de manier waarop een grote hoeveelheid informatie wordt teruggebracht naar kleinere, beter beheersbare, sets van data. Locatie gaat over de systemen waar informatie wordt opgeslagen en beheerd. En Beheer gaat over de set van regels, maatregelen en workflows waarmee het informatiebeleid wordt uitgevoerd. Vaak zien we dat de invulling van deze drie aspecten nog gebaseerd is op beleid uit het ‘hardcopy’ tijdperk. Het voldoet niet meer aan de huidige behoefte om maximale waarde te genereren uit de aanwezige data binnen een organisatie. Een nieuwe aanpak is noodzakelijk.

Organisatie

De traditionele manier van het organiseren van informatie op basis van mapstructuren of metadata catalogus met bijvoorbeeld keywords volstaat niet meer. In plaats daarvan helpt context-aware technologie om informatie op een automatische, dynamische en real-time manier op basis van context te indexeren. Dit resulteert in een hogere nauwkeurigheid en efficiëntie van alle informatietoepassingen binnen uw organisatie.

Locatie

De gedachte om alle data zoveel mogelijk op één locatie of systeem onder te brengen past niet meer in de tijd van Cloud, Bring Your Own Device en Software-as-a-Service. Organisaties krijgen meer een meer te maken met verschillende locaties waar data wordt opgeslagen. Daarnaast zal de diversiteit van datagroei en -consumptie de komende jaren explosief groeien. Het onderbrengen van alle data op één locatie is simpelweg niet haalbaar meer.
Een betere manier is om informatie die plek te geven waar deze het beste past in de zin van gebruikersgemak en efficiëntie, waarbij een gecentraliseerd ‘control-point’ alle data beheert over de verschillende dataopslaglocaties.

Beheer

Door de groei van data wordt de uitdaging om informatie beheersbaar te houden met de dag groter. Handmatig bijhouden van data-consistentie is niet langer werkbaar met grote hoeveelheden data-records en gebruikers. Dynamisch, geautomatiseerd en gecentraliseerd beheer biedt de oplossing om grip te houden op datagroei en uw gebruikers te voorzien in mogelijkheden in plaats van restricties.

Tot slot

Het herzien van uw information governance is mogelijk noodzakelijk om te voorkomen dat er binnen uw organisatie een wildgroei van data ontstaat. Wees bewust van het feit dat er laagdrempelige technologie beschikbaar is die u op een praktische manier kan helpen met het opzetten of moderniseren van uw information governance.